Skip to content 
Wiadomo już, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Zmienią się zasady wystawiania faktur, a wszyscy przedsiębiorcy i księgowi będą musieli je opanować. Po przeczytaniu poniższego artykułu stanie się jasne, że razem z Saldeo przejście drogi od papieru do faktury ustrukturyzowanej będzie znacznie prostsze.
Podstawowe pojęcia
Na początek warto się zapoznać z najważniejszymi pojęciami dotyczącymi KSeF.
Po pierwsze Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Służy on m. in. do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Natomiast faktura ustrukturyzowana to faktura, która została wystawiona za pomocą platformy Krajowego Rejestru e-Faktur (KSeF) i posiada unikalny numer ID. Dodatkowo nazwa faktura ustrukturyzowana jest związana z faktem, że musi być zgodna ze schematem struktury danych, które to ustaliło Ministerstwo Finansów. Faktura ustrukturyzowana ma format XML, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, którą znaleźć można w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Warto podkreślić że jeśli korzystamy z zaufanego programu do e-fakturowania takiego jak Saldeo, wystawi on fakturę o odpowiedniej strukturze i sprawdzi jej zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów.
Jak zacząć korzystać z nowego systemu?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur można otrzymać po założeniu indywidualnego konta. Warto podkreślić, że możliwe jest skorzystanie z niego z poziomu komputera, a także urządzeń mobilnych jak np. telefonu. Dostępnych jest kilka rodzajów uwierzytelnień. Do założenia konta niezbędne jest posiadanie jednego z poniższych:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
- Profil Zaufany,
- specjalny token.
Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, wymagane są odpowiednie uprawnienia. Z systemu może korzystać zarówno sam podatnik, jak i uprawnione przez niego osoby oraz podmioty, takie jak np. pracownicy czy firmy księgowe. W zależności od roli, użytkownicy KSeF mogą mieć różne uprawnienia, np.: wystawianie faktur, odbiór faktur, nadawanie nowych uprawnień innym użytkownikom (uprawnienia administratora).
Token to klucz, który umożliwia korzystanie z KSeF. Jest ciągiem znaków generowanych przez system. KSeF nie określa czasu, przez jaki wygenerowany token jest ważny, dlatego pozostanie aktywny do momentu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi. Nie każdy pracownik musi mieć własny token, ponieważ wystarczy wygenerować jeden token uprawniający do wystawiania i pobierania faktur. Będzie mogło z niego korzystać kilka osób.
Natomiast jeżeli chcemy nadać różne uprawnienia do KSeF współpracownikom, jednocześnie korzystając tylko z jednego tokenu, to w Saldeo jest to jak najbardziej możliwe. Wystarczy, że wygenerujemy jeden token KSeF dla swojej firmy i dodamy go w Saldeo. Pozostałe konkretne uprawnienia ustawimy wygodnie z poziomu aplikacji.
Aby pobrać token, należy zalogować się na swoje konto w KSeF. Z lewego bocznego menu należy wybrać opcję Tokeny i akcję Generuj token.
Co bardzo ważne- koniecznie trzeba zapisać token w momencie jego generowania – później nie będzie już widoczny w systemie, jeśli go stracimy, będzie trzeba go unieważnić i wygenerować nowy.
Pracując z Saldeo wystarczy raz zalogować się na stronę KSeF Ministerstwa i wygenerować token. Po wprowadzeniu go do Saldeo cała obsługa e-Faktur będzie już dostępna z poziomu naszej wygodnej aplikacji
Wystawianie faktur
Wprowadzając KSeF, Ministerstwo Finansów udostępniło Aplikację Podatnika KSeF. Dzięki niej bezpłatnie wystawimy fakturę. Jednak warto w tym miejscu zaznaczyć, że to rozwiązanie optymalne tylko dla bardzo małych przedsiębiorstw. Jest tak, ponieważ w systemie Ministerstwa trzeba każdorazowo wprowadzać nowe dane, co staje się dość uciążliwe, jeśli wystawiamy więcej niż kilka faktur w miesiącu.
Jeżeli obecnie korzystamy z programu księgowego, należy sprawdzić, czy jest już zintegrowany z systemem KSeF. W Saldeo udostępniono integrację w 2022 roku. Dzięki temu, aby zacząć wystawiać faktury do KSeF wystarczy wprowadzić TOKEN i preferowane ustawienia dostępu do dokumentów dla pracowników. Nie będzie konieczności wykonywania żadnych dodatkowych czynności, a migracja pomiędzy programem a KSeF będzie przebiegać automatycznie. Czyli z perspektywy użytkownika Saldeo zmiana będzie niemal nieodczuwalna
Aby wystawić fakturę w KSeF, nie potrzebujemy podpisu elektronicznego, ponieważ wystarczy przypisany do podatnika lub podmiotu token. To on stanowi tu metodę uwierzytelnienia. Druga opcja uwierzytelnienia to profil zaufany. Aby podpisać fakturę w KSeF, możemy skorzystać także z podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej.
Jeżeli już wiemy, jak wystawić fakturę, teraz pora przejść do sposobu jej wysyłki do KSeF. Aby wysłać dokument do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF, którą udostępniło Ministerstwo Finansów, należy wygenerować plik z fakturą w formacie XML. Kolejnym krokiem jest przesłanie pliku na platformę KSeF. W tym momencie zostaniemy poproszeni o autoryzację czynności, czyli możemy to zrobić za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu elektronicznego czy tokena dającego odpowiednie uprawnienia (wysyłanie/odbieranie faktur). Następnie KSeF sprawdzi przesłaną fakturę i zweryfikuje jej poprawność. Jeśli wszystko będzie zgodne z wymogami KSeF, faktura otrzyma swój unikalny numer identyfikacyjny.
Dzięki Saldeo możliwe jest wysłanie faktury pojedynczo lub zbiorczo tylko jednym kliknięciem. Dostosowaliśmy system do wymagań KSeF, a dodatkowe funkcje w systemie są czytelnie oznaczone.
Jak wygląda proces pobrania faktury z KSeF?
Aby pobrać e-fakturę, musimy posiadać konto w KSeF. Logujemy się na swój profil i znajdujemy wybrany plik na platformie, następnie pobieramy go lub wybieramy opcję importu do własnego systemu. Częste logowanie i sprawdzanie, czy nie mamy nowych faktur do pobrania wygląda problematycznie. Na szczęście mając Saldeo, program automatycznie pobierze faktury z KSeF oraz poinformuje o tym w odpowiednim komunikacie.
Korzyści posiadania programu Saldeo związane z KSeF
Podsumowując oto najważniejsze funkcje Saldeo związane z KSeF:
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników do pobrania i wysłania faktur związanych z KSeF
- Saldeo sprawdzi poprawność wystawionej faktury przed wysłaniem do KSeF
- Wysyłanie faktur zbiorczo do KSeF
- Sprawdzanie statusu wysłanej faktury z poziomu aplikacji
- Saldeo automatycznie pobierze faktury z KSeF
- Otrzymujemy w aplikacji powiadomienia dotyczące KSeF
- Saldeo automatycznie zwizualizuje faktury pobrane z KSeF
- Saldeo automatycznie sprawdzi i poinformuje Cię, jeśli dana faktura jest duplikatem
- Możliwość stworzenia własnej ścieżki akceptacji faktur pobranych z KSeF
