...
nowe logo SaldeoSmart

Opis integracji z programem Comarch OPTIMA. Część I

nowe logo SaldeoSmart

Pierwszym zagadnieniem będzie proces ręcznego eksportowania dokumentów z programu Saldeo. Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z Saldeo do programu Comarch Optima, należy najpierw wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury lub rachunki) lub dokumenty (sprzedaży – faktury,  rachunki, kosztowe lub towar/materiał). 

Eksport faktur sprzedażowych z programu Saldeo

Aby wyeksportować faktury klienta, należy wybrać w menu głównym  Faktury → Lista faktur, a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane faktury.

Faktury można eksportować wszystkie wyświetlone na liście  poprzez przycisk Eksportuj do Optima XML 2016 nad listą faktur lub pojedynczo poprzez przycisk Eksportuj po prawej stronie listy faktur.

Ważnym zagadnieniem jest fakt, iż w Saldeo można zdefiniować, jaka kategoria ma być wybrana dla faktur sprzedażowych, wystawianych przez klienta w Saldeo po ich imporcie w programie Comarch Optima.

Aby ją zapisać, trzeba utworzyć kategorię o nazwie: FAKTURA, natomiast w polu opis należy wpisać kategorię, którą chcemy otrzymać po imporcie tych faktur w programie Optima (tworzenie kategorii w Saldeo jest opisane w dalszej części). Podczas importu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, a program księgowy zachowa się zgodnie z tym, jak jest skonfigurowany.

Eksport rachunków z programu Saldeo

Aby wyeksportować rachunki klienta/firmy należy wybrać w menu głównym: Rachunki → Lista rachunków, a następnie wybrać z listy klienta i określić miesiąc, z którego będą eksportowane rachunki.

Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe pojedynczo lub wszystkie z listy nad listą rachunków.

Możliwe jest także zdefiniownie, jaka kategoria ma zostać wybrana dla rachunków wystawianych przez klienta w Saldeo po ich zaimportowaniu w programie Comarch Optima.

Aby ją zapisać, trzeba utworzyć w Saldeo kategorię o nazwie RACHUNEK, natomiast w polu opis należy wpisać kategorię, którą chcemy otrzymać po imporcie tego rachunku w programie Optima. Podczas importu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, a program księgowy zachowa się zgodnie z tym, jak został skonfigurowany.

Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie Saldeo

Natomiast aby wyeksportować dokumenty klienta z archiwum dokumentów, należy wybrać w menu głównym Dokumenty → Lista dokumentów, a następnie wybrać z listy Podmiot i określić miesiąc, z którego będą eksportowane dokumenty.

Dokumenty można eksportować po włączeniu Trybu eksportu wszystkie zaznaczone na liście dokumentów lub pojedynczo  – przycisk Wyślij po prawej stronie listy dokumentów. Jeżeli eksport miał już miejsce, przycisk zmieni nazwę na Ponów.

Ustawienia integracji dla Comarch ERP Optima

Kolejnym zagadnieniem są ustawienia integracji dla Comarch ERP Optima. Dostępne są one w zakładce Parametry → Kategorie: link do Ustawienia integracji.

W programie dostępne są następujące ustawienia:

  1. Czy podczas eksportu dokumentów ma być zawsze ustawiona waluta dla dokumentów w PLN?
    Domyślna wartość tego parametru to zawsze Nie. Natomiast wybór parametru Tak może spowodować, że dla importowanych dokumentów nie będą automatycznie tworzone rozrachunki. Niektóre konfiguracje programu Comarch Optima wymagają, żeby podczas importu była ustawiana waluta PLN (wartość Tak).

     

  2. Identyfikator księgowości.
    Domyślna wartość to K1, ale jeśli firma ma inny identyfikator księgowości to można go zmienić po stronie Saldeo → Zapisz.

  3. Dokumenty bez VAT importuj do „rejestru VAT” lub doewidencji dodatkowej”.
    Jeśli jest zaznaczona opcja ewidencja dodatkowa, to dokumenty na stawce bez VAT (rachunki) podczas importu będę przenoszone właśnie do ewidencji dodatkowej a nie do rejestru VAT.

     

  4. Uwzględniaj w proporcji – dotyczy parametru w rejestrze VAT w Optimie, uwzględniaj w proporcji Tak/Nie.

  5. Kategoria 2 – odpowiada 'kategorii 2” po stronie Optimy. Z listy wybiera się, który wymiar i jego wartości mają być przenoszone podczas eksportu jako kategoria druga.

  6. Płatnik– wymiar wskazany w ustawieniach integracji jako Płatnik pozwala na wybór dla dokumentu płatnika i taka informacja jest przenoszona do Optimy.

    Ważne! W związku z tym informacja o płatniku jest zawsze przesyłana w pliku wymiany (węzeł <PLATNOSCI>), nie można powiązać w Optimie płatnika z formą płatności. Płatnik jest ustawiany zarówno w rejestrze VAT, jak i w preliminarzu płatności.

  7. Data obowiązku podatkowego
    Dzięki temu parametrowi mamy wpływ na datę obowiązku podatkowego dla wybranego dokumentu. Aby móc ustawić tę datę, należy stworzyć wymiar typu data i podłączyć go w tym polu. Wskazana w tym wymiarze data zostanie ustawiona w programie OPTIMA jako data obowiązku podatkowego.

  8. Oznaczenie kraju (PL) ustawiaj tylko dla kontrahentów aktywnych w VIES – wybierając opcję Tak przedrostek PL przy NIPie kontrahenta będzie dodawany tylko dla kontrahentów, których sprawdziliśmy, czy są aktywni w VIES. Opcja Nie oznacza, że przedrostek PL jest dodawany do NIP każdego kontrahenta.

  9. Rejestr dla rozliczeń gotówkowych – w polu tym należy wpisać nazwę rejestru dla raportów kasowych, w których są zapisywane operacje, dotyczące rozliczania faktur gotówkowych. Brak tego wpisu umożliwia wygenerowanie zapisu kasowego i rozliczenie dokumentów. Opcja ta występuje tylko dla nowego profilu programu Optima XML.

    W przypadku, gdy firma posiada wiele rejestrów dla płatności gotówką, by odpowiednio tworzyć zapisy w raportach w tychże rejestrach, każdy dokument powinien mieć wskazany odpowiadający mu rejestr. Aby to uzyskać, należy utworzyć wymiar, w którym przechowywane będą nazwy tych rejestrów. Nazwę tego wymiaru podajemy w polu rejestr kasowy w ustawieniach integracji w nawiasach kwadratowych, np. [Rejestry kasowe].
    Podczas edycji faktury w programie Saldeo użytkownik wskazuje dla dokumentu gotówkowego odpowiedni rejestr, w którym ma zostać rozliczona płatność za dokument przez podanie nazwy tego rejestru w polu tego wymiaru. Brak wartości w wyżej wspomnianym polu poskutkuje brakiem zapisów kasowych, a co za tym idzie rozliczenia dokumentu.

  10. Konto dla kwot dodatkowych
    Opcja ta umożliwia wskazanie wymiaru zawierającego listę kont księgowych, które wskazujemy do opisu kwoty pozycji księgowanej przez funkcję kwot dodatkowych Optimy.

  11. Rozbicie kwoty dokumentu traktuj jako kwoty dodatkowe. Natomiast wybranie opcji Tak dla tego parametru powoduje, że rozbicie kwoty dokumentu na pozycje jest umieszczane w oknie Kwoty dodatkowe w programie Optima.

  12. Wymiary eksportowane jako atrybuty.
    Wymiary, których wartości odpowiadają Atrybutom dokumentów w Comarch ERP Optima.

  13. Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość wymiaru
    Jeżeli w tej opcji wskażemy wymiar i na dokumencie zostanie wpisana wartość dla tego wymiaru, to Saldeo zablokuje możliwość wysłania tego dokumentu do programu księgowego.
  14. Ustawianie daty wpływu 
    Powinna być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia, czy daty dostawy.

Parametry importu dokumentów z SaldeoSMART do Comarch ERP Optima (xml)

Ważną informacją jest to, że faktury zaliczkowe nie są eksportowane z Saldeo.
Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, branych jest pod uwagę 5 parametrów: TypKategoriaOpis zdarzeniaRejestr i Forma płatności.


Natomiast parametry ustawień importu są dostępne z poziomu Parametry → Kategorie.

  1. Typ– w Saldeo są 3 typy dokumentów, które są importowane:

– DS (dokument sprzedaży) – sprzedaż towarów i usług,

– FK (faktura kosztowa) – pozostałe wydatki,

– T/M (towar / materiał) – zakup towarów handlowych.

  1. Kategoria odpowiada kategorii w programie księgowym, jeśli dla danego dokumentu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, to podczas importu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z tą kategorią.

Listę kategorii można zaimportować z pliku wyeksportowanego z programu Comarch Optima (→ Importuj z Optima XML) lub z pliku Excel (→ Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek.

Po wyborze odpowiedniego sposobu importu pojawią się informacje, jak należy poprawnie wyeksportować plik z kategoriami klienta z programu księgowego lub jak przygotować plik Excel.

Jest możliwość eksportu listy faktur do pliku Excel i np. zaimportowania ich w innej firmie.

Dla poszczególnej kategorii ustala się:

  • domyślny opis zdarzenia,
  • domyślny rejestr,
  • termin odliczenia VAT– do wyboru wg daty wpływu, wystawienia lub terminu płatności,
  • datę księgowania– do wyboru wg daty wystawienia, płatności, wpływu, dostawy lub nieznana,
  • odliczenie VAT– do wyboru pełne odliczenie, brak odliczenia, warunkowo i częściowe 50%,
  • datę odliczenia–  do wyboru wg daty dostawy, wpływu, wystawienia lub płatności,
  • typ– do wyboru towary, usługi, inne, środki trwałe, środki transportu, nieruchomości i paliwo.

Data księgowania i data odliczenia odpowiadają analogicznym polom po stronie programu Optima.

  1. Opis zdarzenia jest to opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu.

  2. Rejestry są wykorzystywane np. gdy klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr w księdze.

  3. Listę form płatności można zaimportować z programu Comarch Optima lub wpisać ręcznie. Dodatkowo, aby forma płatności była przeniesiona poprawnie, musi dokładnie zgadzać się z formą płatności po stronie Optimy, dlatego też zalecany jest ich import.

  4. Wymiary

Wymiary po stronie SaldeoSMART pozwalają na obsługę dla Comarch Optima:

  • Drugiej kategorii– należy utworzyć wymiar, dla którego importuje się listę kategorii jako listę wartości do wyboru. W ustawieniach integracji wskazuje się, jaki wymiar odpowiada drugiej kategorii. Podczas edycji dokumentów należy dla tego wymiaru wybrać wartość – podczas importu do Optimy będzie ona ujęta jako druga kategoria.
  • Płatnika– należy utworzyć wymiar, który odpowiada płatnikowi dokumentu. Dla tego wymiaru można zaimportować listę pracowników jako listę wartości do wyboru. W ustawieniach integracji wskazuje się, jaki wymiar odpowiada płatnikowi. Podczas edycji dokumentów należy dla tego wymiaru wybrać wartość – podczas importu do Optimy będzie on przenoszony jako płatnik dokumentu.
  • Dodatkowych atrybutów– można stworzyć dowolną ilość wymiarów, których wartości są przenoszone później do Optimy jako atrybuty. Po utworzeniu należy wybrać te wymiary w ustawieniach integracji jako dodatkowe atrybuty. Podczas edycji dokumentów należy dla odpowiednich wymiarów wybrać wartości – podczas importu do Optimy będą przenoszone jako atrybuty.

Faktury są eksportowane do formatu xml.

Aby móc wyeksportowanie faktury było możliwe, musi posiadać ona poszczególne pozycje:

  • dostawca (dla zakupowych – NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery + 1-13 cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna, NIP nie jest niezbędny aby móc zaimportować plik w programie),
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia,
  • data sprzedaży,
  • termin płatności,
  • waluta PLN,
  • przynajmniej 1 pozycja VAT.

Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje)

Dla programu Comarch Optima (format xml) jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport).

Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części „Podsumowanie”.

Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę  procenta następnie pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która ma być opatrzona inną kategorię i należy tę kategorię wskazać:

  • Kwota bazowej kategorii obliczy się automatycznie, a podział należy zapisać ikoną zielonego ołówka.
  • Zapisany wcześniej podział można skasować lub edytować klikając ikonę odpowiednio śmietnika lub ołówka.
  •   Każdą kwotę w ramach poszczególnych stawek można rozbijać na wiele pozycji/kategorii.

Pozostałe ważne informacje na temat integracji zamieścimy w następnych częściach artykułów  dotyczących tej tematyki na naszym blogu.

0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)
0/5 (0 Reviews)

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top